May email na lumabas mula sa office na may 1 file na naka-attach. Spreadsheet template iyon na ako mismo ang gumawa, may 7 columns: date, description, account code, debit, credit, counterparty, reference number. Nandoon iyon para mailipat ng mga tao ang existing books nila papasok sa Books, at sa loob ng 2 buwan ay ipinadala ko iyon sa siyam na tao. Ang isusulat ko ngayon ay na ang file na iyon ang unang bitag.
Walang nagsisimula sa blangkong papel. Ang taong magsisimula sa Books ay karaniwang may 1 o 2 taon nang record sa spreadsheet. Hindi namin puwedeng ipatipa muli sa kanila ang lahat ng iyon, kaya gumawa kami ng import at ipinamigay ang template para sa hugis na gusto namin. Kami ang nagdedesisyon sa hugis, kaya kami rin ang puwedeng gumawa nitong safe. Ganoon ang pag-iisip ko noon.
Sa date column, ang sample row ay 2026-01-05. Wala akong itinakdang format sa column. Kapag taon, buwan, araw ang pagkakasunod ng pagkasulat, 1 lang ang paraan ng pagbasa nito, kahit sino ang tumingin. Kaya wala na akong ginawa pa. Akala ko tapos na ang trabaho ng template.
Itinuturing ng spreadsheet na date ang nasa cell na iyon. Ang itinuturing nitong date ay idinidispley nito ayon sa settings ng makinang iyon. Ang kadalasan sa mga makinang gamit dito ay month/day/year, at may day/month/year din. At kapag ini-save ang file bilang CSV, ang naisusulat ay ang mga karakter na nasa screen. Ang 2026-01-05 ay lumalabas na 1/5/2026. Wala namang ginagawang labis ang spreadsheet. Trabaho nito iyon.
Ang import namin ay tumatanggap ng eksaktong 2 porma bilang date: yyyy-mm-dd at yyyy/mm/dd. Ang 1/5/2026 ay wala sa 2 na iyon. Ang row na hindi nito mabasa ang date, itinapon ng import. Hindi nito tinanggihan ang file at tumigil; tahimik nitong ibinagsak ang row at nagpatuloy. At pagkatapos ay inilagay nito sa screen: 1,336 rows imported.
Ang screen na iyon ay binibilang lang ang nakapasok. Ang hindi nakapasok ay wala saanman binibilang. Kaya ang file na may nawalang rows ay pareho ang mukha, sa screen, sa file na talagang mas kaunti ang rows mula't sapul. Walang anumang mapagbabatayan ang taong nag-import, o kami, para masabing kulang ang bilang.
Hindi kami ang nakatuklas nito. Sa ikatlong buwan ng paggamit, may nag-reconcile ng balance ng isang supplier at napansin niyang 103,250 piso ang nawawala. Ipinakita sa amin ang original file nang araw ding iyon. May 1,412 rows iyon. Ang numerong natira sa import screen ay 1,336. Nawala ang 76 rows nang hindi man lang nag-error.
Ang dahilan kung bakit hindi bumagsak ang buong file ay dahil 2 paraan ang pagkagawa sa mga row. Ang mga row na pinaste mula sa lumang file ay pumasok bilang text, at hindi naging date column ang column na iyon, kaya nanatili silang 2026-01-05. Ang mga row na tinype nang manu-mano pagkatapos ay itinuring na date at naging month/day/year. Ang itinapon ay ang mga row na tinype nang manu-mano.
Ito ang masakit. Ang pinapaste nang bultuhan ay ang lumang history; ang tinitype nang manu-mano ay ang mga kamakailang buwan. Nang binilang naming muli ang lahat ng siyam, 11,200 rows ang nakapasok at 418 rows ang itinapon. Sa mga iyon, 356 ang nasa huling 3 buwan ng file ng bawat isa. Ang nawala ay ang pinakabagong bahagi, ang bahaging talagang pinagbabatayan sa reconcile.
Nahati sa 2 ang pag-ayos. Sa panig ng import, tumigil na kami sa pagtatapon. Kung may kahit 1 row na hindi mabasa, walang kahit ano mula sa file na iyon ang papasok. Ipinapakita na ngayon ng screen ang 2 numero na magkatabi: ang rows na nasa file at ang rows na tinanggap. Para sa row na hindi nito mabasa, ibinibigay nito ang row number at ang talagang nakasulat sa cell, sa mga karakter na nakasulat doon.
Sa panig ng template, text na ngayon ang hawak ng date column, text ang naka-enter na sample row, at nakasulat ang format sa ilalim ng heading. Pero hindi ko puwedeng isulat na safe na ito. Ang file na ipinamigay namin ay hindi na namin sa oras na buksan ito. Ginagawa ng spreadsheet ang sarili nitong trabaho nang hindi nalalaman ang intensyon namin. Hindi puwedeng ilagay ang patakaran sa panig ng file na ipinamigay na namin.
Iyon ang baligtad sa pag-iisip ko. Ang hugis na gusto namin ay napagdesisyunan sa template, at ang import ay isinulat na parang darating talaga ang hugis na iyon. Inakala kong isang lugar lang ang kinapagdedesisyunan ng hugis at ang kinatitingnan kung tama ito. Sa panig lang kung saan dumarating ang data puwedeng tumira ang pagtingin. Ang kayang gawin ng template ay gawing mas mahirap mangyari ang mali; hindi ito garantiya na walang nangyaring mali.
Tinantiya kong kalahating araw, naging 6 araw. 2 oras ang paggawa para tumigil ang import. Ang natira ay ang pagkuha muli ng original file mula sa lahat ng siyam at ang paglagay muli ng 418 rows na itinapon. Dalawang tao ang nagbago sa original file nila matapos naming ipamigay iyon, kaya row by row naming tiningnan kasama nila kung alin ang hindi nakapasok. Mula noon ay 31 files na ang buong-buong pinatigil ng import. Ang rows na tahimik na itinapon: 0. Pinadala ko rin ito sa engineer sa panig ng KAZENA, at sumagot sila na ipinamimigay din nila ang parehong template at pinalitan na nila ng text ang format ng column.