Bumalik ang financial statements na inilabas ng software namin, puno ng markang lapis. Dinaanan ito ng accountant nang 1 page sa isang pagkakataon, minarkahan ang lahat ng dapat baguhin, at ibinalik mismo ang papel sa opisina. Wala kahit 1 numerong mali. Pero hindi pa rin ito papel na maipapasa. Iyon ang isusulat ko ngayon.
Ledger software ang KAZENA Books. Ine-enter mo ang araw-araw na journal entries, tinitingnan ang balances, at inilalabas ang buwanang numero. Pero minsan sa isang taon, kailangang lumabas ang mga numerong iyon sa ledger at maging financial statements sa itinakdang form. Dito, sa SEC ipinapasa. Ang accountant ang nagpapasa; ang ibinibigay namin ay ang materyal. Magkaibang trabaho pala ang tamang materyal at ang materyal na nasa porma nang maipapasa. Inakala kong isang trabaho lang iyon.
Ang tamang parte, tapos na noon pa. 4,180 journal entries ang isang taon ng kompanyang iyon, at 0 peso ang pagitan ng debit at credit sa trial balance. Nirereconcile namin ito buwan-buwan habang umuusad. Kaya ang pagdagdag ng export, inakala kong pag-print lang ng listahan ng balances. Inakala kong sa amin ang desisyon kung anong order ang listahan.
Hindi pala. Ang form ang nagdedesisyon ng order. Assets, tapos liabilities, tapos equity, at ang assets at liabilities ay nahahati pa sa current at non-current. 5 types lang ang hawak ng accounts namin: asset, liability, equity, revenue, expense. Dahil walang nagsasabi kung current o non-current, inilagay ng export ang lahat sa current. Sa papel na bumalik, isang loan na babayaran sa loob ng 3 taon, 1,450,000 pesos, ang nakaupo sa column ng babayaran sa loob ng 1 taon. Tama ang amount. Mali ang kahong kinalalagyan nito.
May mas tahimik na mali sa parehong page. Hindi tumutugma ang total. Sa screen, hawak namin ang centavos; sa papel, buong peso ang pinapi-print. Bine-round ang bawat linya habang pinapi-print, pero ang total ay kinakalkula mula sa hindi pa naka-round na halaga. Kaya kapag inipon mo ang mga linyang naka-print, hindi ito magbibigay ng naka-print na total. 2 pesos ang pagitan sa balance sheet, 3 sa income statement.
Maliit ang mukha ng 2 pesos, pero hindi ito maliit. Ang tumatanggap ng papel ay inipon ang column mula sa itaas. Kapag hindi tumugma, hahanapin niya kung aling linya ang mali, at hindi siya titigil hangga't hindi niya nadaanan ang lahat. At ang remedyo ay hindi ang mag-print ng mas maraming decimal. Buong peso ang papel na ipinapasa, kaya ang pag-round ay kailangang mauna sa total, at ang total ay kailangang suma ng mga naka-round na linya. Tapos, sa panig ng accounting, pipiliin kung aling linya ang sasalo sa diperensyang nabubuo. Hindi ito usapin ng kung paano ipinapakita ang numero kundi ng kung saan nauuna ang pag-round.
Kulang din ang column ng nakaraang taon. Gusto ng form na nasa tabi ng kasalukuyang taon ang nakaraan. 1 column lang ang export namin. At 8 buwan lang ng history ang nasa loob ng Books para sa kompanyang iyon. Hindi mo mailalabas ang hindi mo hawak. Ang numero ng nakaraang taon ay sa kamay ipinasok, mula sa spreadsheet na gamit nila noon. Hindi ito pagkakamali ng software namin, kundi wala ito sa software namin, at ang mali ay hindi ko iyon sinabi nang una.
Tapos, may mga statement na hindi namin inilabas kahit kailan. Isang set ang hinihingi ng form, hindi isang page. Inilabas namin ang balance sheet at ang income statement. Ang changes in equity, ang cash flows at ang notes, hindi. Prosa ang notes; hindi ito lumalabas mula sa mga numero ng ledger. Kalahati ng set ang inilabas ko at isinulat ko sa handover document na tapos na ang export.
May 1 pang bagay na itinigil namin. Pinipilit naming ilabas ang GIS mula sa parehong feature. Ang bilang ng stockholders, ang bilang ng shares, ang officers. Wala kahit isa sa ledger. Gaano mo man kadaanan ang journals, hindi lumalabas ang mga numerong iyon. Tumigil ako sa gitna at inalis ko ito sa screen. Hindi lahat ng kailangan sa pagpapasa ay accounting figure, at nalaman ko iyon habang ginagawa ito.
Dahil may napagkasunduan kaming paraan ng pagbilang, masasabi ko sa numero kung gaano ito naging mabuti. Sa unang bersyon na ibinigay ko, 212 sa 240 na linya ang muling tinype ng accountant sa kamay. Sa pangalawang bersyon, 41. Sa pangatlo, 0. Mali ang tantya ko. 4 na araw ang akala ko at 19 ang naabot, at 5 doon ang napunta sa pagsusulat mismo ng export. Ang natira ay napunta sa pagbasa ng bumalik na papel nang 1 linya sa isang pagkakataon at sa pagtatanong sa accountant kung bakit may marka ang bawat isa.
Sa panig ng software, 3 ang binago namin. Una, hawak na ng bawat account kung aling linya ng statements ito napupunta, at kung current o non-current. Hindi kayang abutin ng type lang ang form. Pangalawa, sa linya nangyayari ang pag-round, at ang total ay suma ng mga naka-round na linya; napagdesisyunan din kung saan napupunta ang diperensya. Pangatlo, pinapi-print ng export ang nakaraang taon katabi ng kasalukuyan, at para sa panahong hindi buo ang hawak ng ledger, isinusulat nito na hindi nito hawak, sa halip na mag-print ng hating column. Ibinigay ko rin ito sa engineer sa panig ng KAZENA. Ibang order at ibang hati ang form sa panig nila, kaya ang tanging nadadala ay ang porma nito: hayaang hawakan ng account ang form.
Ang napagkamalan ko ay magkaibang tanong ang sinasagot ng ledger at ng form. Sinasagot ng ledger ang kung ano ang nangyari. Sinasagot ng form ang kung ano ang nangyari, sa order na pinili ng iba. Ang numerong tama pero nasa maling kahon ay hindi pa tama. At hindi ka makakagawa ng feature na pupuno sa hindi mo hawak. Ang kaya mong gawin ay sabihin nang una na hindi mo ito hawak. Pagtingin sa papel na 0 ang markang lapis, doon ko naramdaman na naibigay na namin ang materyal.
May isang bagay na dapat kong linawin. Hindi ako tax practitioner. Talaan ito ng trabaho sa sarili naming software, at hindi ito sapat bilang paliwanag sa financial statements o sa mga patakaran ng pagpapasa. Anumang desisyon kung anong form ang ipapasa, kailan, o paano ito dapat ihanda, kumpirmahin sa accountant o sa ibang propesyonal.